说到“当机立断”，其实就是一种舍弃的“勇气”。管理者也许很容易 决定丢掉一些随手涂写的笔记、纸张，但一旦碰到工整的电脑文件、jīng美的书籍、手册和杂志时，你还有勇气这么做吗？
没办法让管理者下定决心处理的文件，通常是：a.丢掉太可惜了；b.也 许什么时候用得到。纸张印得太jīng美总让人舍不得丢弃，尤其书籍更是如此。
不过，除非个人财力能负担极大的收藏空间，否则舍不得丢掉，只会破坏自 己的工作环境，无论觉得多么可惜，该丢的就必须丢掉。这是不产生工作空间爆炸的一种危机管理。在不忍心丢弃的文件中，有些是体积庞大、使用机 会少、但搜集不易的文件，像这种文件的收藏空间成本，应jiāo给公司负担。
碰到这类文件、书籍时，不妨捐给有关单位，不但是一种义举，而且将来使 用时也一定找得到。
有些擅长处理资料的文字工作者，常定期把多余的书籍捐给地方图书 馆，必要时再去借阅，这完全是运用图书馆不能拒绝赠书的优点。
（2）“边读边丢”法“无法处理”有时候就等于“不知如何处理”，心中毫无取舍的标准。 整理者应该掌握一项基本原则：将来能再度取得的资料，当下就要丢掉。 对商界人士来说，报纸、杂志上已经公开的一般资料，使用率并不高，反而是一些不成文章的数字、描述才是真正有用的信息。现在电脑和电话传 真的通讯功能愈来愈普及，一通电话或电脑连线就能得到的资料就可以丢弃。或者退一步想，只要把非常必要的资料剪存下来，其它的叙述不看也行。 报纸和杂志是很占空间的，最好是一边读就一边撕、剪、割，读完了，该留的已经处理完，其它就送进垃圾筒了事。
拿到资料时，就应鼓起割舍的勇气，做到眼、脑、手并用。唯有如此， 才不会在“垃圾堆”中工作。
（3）舍弃多余的复印资料 复印机愈来愈普及，功能愈多样化，其后果之一就是“垃圾资料”愈多。
人们常说的“信息洪流”并不是多样信息满溢，而是同样信息重复出现。这 种“重复信息”的盛况因为复印机的普及而更上一层楼。你一天不知要在办公室内听到几遍“先复印出来再说”？人在工作时总有个微妙的心理，比如“不管有没有必要，先把资料复印下来再说”，似乎这样就可以宣告工作结 束一样。
复印机在办公室中，扮演了文书处理镇定剂的角色，这种由信息机器所 产生的心理效应可称为“信息镇定”。为了克服这种làng费，要痛下“只在必要时复印”的决心，尤其在现代社会，有时候làng费资源可称得上是一种犯罪 行为。
不得不复印时，尽量利用缩小功能或双面复印，以尽量节省资源。
（4）处理不需要的资料 经过取舍后，总有些资料要丢掉，但无节度地丢进垃圾筒也不是最好的办法。每当你亲眼目睹亚马逊河流域惊人的开发状况时，必会不由得珍惜起 所有的纸制品。资料工作是抽象的，而支撑资料工作的“纸”则大多由“树”
这种资源制成；过去可能没有人会看着纸想“森林”，但纸资源并非无穷无 尽，不断地把不要的文件丢进垃圾筒并不值得提倡。
用过的文件其实有不少用途，比如反面可以做备忘纸、电脑或文字处理 机的试印纸等。不同尺寸的纸不妨用裁刀裁成同样大小使用。有人就将复印错的纸裁成小型卡片，当成备忘纸使用。要用传真机传送的资料时，不妨用 已经用过的资料纸的背面书写，这样既不妨碍原稿又能节省用纸。
（5）注明出处 任何要保存的资料，在放进资料袋前，都必须注明出处。注明出处就是要在资料上标示：何人、何时、何处。除了性能优异的电脑或智慧型文字处 理机附有记忆出处的功能外，一般还是要靠手写来记录资料来源，尤其在复印书籍的部分资料时，这道手续更不可缺少。在复印部分书籍时，一定要将 封面及版权页复印下来；报纸、杂志资料则一定要标明报纸、杂志名、日期、作者或发行单位。其它的商业文件在保存前至少要记下日期，日后只要翻看 日志就可以查出与会人。
2.活用复印机（1）复印文件的原始名称 虽然主张彻底排除拿复印机当“镇定剂”用的作法，但在不得不需要时，复印机瞬间复制资料的功能还是很难被取代的。 一般来说，许多公司的便条纸都印有自己公司的名称或标志，复印资料时也可把原始拥有者的名字复印出来。可以利用电脑或文字处理机打出一条1 厘米宽的名条，用透明胶带贴在复印机的上方或下方，这样任何复印出来的文件都会印上名条，文件就自动有了身份证明。现在利用电脑或文字处理 机来写书信、文件的人愈来愈多，反而缺少特色，不妨利用复印方式，印上 自己的名条。
（2）制作规格化的表格 使用规格化的表格，会让资料处理工作进行得更顺利。在办公室里常会用旅费申报表、工资明细表、估价表等固定表格，但在个人方面上却几乎没 有类似的表格。一般的文具供应商或印刷厂很难个别为不同的个人设计并供应种种不同的表格；而一般个人想要求印刷厂承制极少量却多样的表格时， 也必须付出极高的代价。事实上如果能灵活运用文字处理机或复印机，同样可以为自己设计专用表格。
个人使用的表格大约有邮件收件表、估算表、藏书表、汽车里程记录、 电脑磁碟目录、录音、录像带目录等。个人可以利用文字处理机作出表格原稿，等需要使用时再印出来；或者可利用复印机多印几份，放在档案袋中备 用。只要设计出适合自己使用的规格化表格，就可以协助自己快速处理日常 要经手的资料。
3.“文件资料的整理”注意事项 文件资料的整理有七个注意事项：（1）信息化的社会几乎等同于“文件社会”，因此跨入商业社会的第一步就是要善于运用文件资料；（2）文件资料无 时无刻都处于重复、泛滥的境地，为了不让无价值的资料阻碍工作效率，当取得资料时，要立刻判断、决定取舍；（3）统一规格是资料整理的基础，任何 资料规格都要遵守既定的格式，并持续使用，不得变更；（4）要统一不同规格的资料时，可借助复印机，但要节省纸资源；（5）在任何文件资料上，都要注 明出处，以便日后引用时，能追究资料的来源、背景；（6）不妨将同样主题的有关资料编定成册，并加以编号，用于检索；（7）复印机是个人工作上最重要 的辅助工具，能负担很大的工作量，但要慎防滥用。
电子资料整理技巧文字处理机、录音机、录像机、电脑等媒介储存的电子资料，与过去的 纸资料相比，各有优缺点。
1.电子资料的特征 电子资料的优点包括四项：（1）小型记录媒体却能收集大量资料；（2）易于资料的加工与重复利用；（3）能迅速而简单地查询、分类、整理资料内容；（4）使用电话即能快捷传递资料。 不过，电子资料也有逊于纸资料的多项缺点，包括五点：（1）资料的输入及处理，必须通过专用机器和熟练的操作技巧，否则无法阅读；（2）无法从外 表查知资料内容；（3）资料的互换性比一般文件低；（4）保存性不稳定，易有瞬间损失大量资料的危险；（5）成本比纸资料贵。